Enterprise Resource Planning System, även känt som ERP-system, är en typ av mjukvara som på senare tid ökat kraftigt i popularitet. Dessa program underlättar hantering av stora företag och organisationer med komplex struktur och många decentraliserade beståndsdelar.
Generellt sett, ju större företaget är, desto mer komplext är det att driva. Det är just här som ERP-system kommer in i bilden.
I följande artikel kommer vi att undersöka några fundamentala saker att tänka på när man implementerar ett ERP-system. De mer tekniska detaljerna skiljer sig beroende på vilket system man använder och vilka utmaningar som är specifika för företaget det gäller.
Om du är ute efter en specifik beskrivning av hur ett potentiellt ERP-system implementeras kan du följa länken för att läsa mer. Här beskrivs, som exempel, NetSuite implementering närmare. Låt oss nu undersöka några viktiga principer för att implementationen ska gå så smidigt som möjligt.
Planering
Innan du väljer ett ERP-system bör en genomgående analys av företagets eller organisationens specifika behov genomföras. Identifiera de problem som implementationen ska lösa och försök att utvärdera vad målet med användandet av systemet är. Det är viktigt att fastställa både kvantitativa och kvalitativa mål i ett så tidigt skede som möjligt. När man sedan väl implementerat systemet i sin verksamhet är det bara att jämföra resultatet med vad man siktade på och på så sätt utvärdera projektets framgång.
I början av implementationsprocessen är det viktigt att samla in information. Hämta experter från företagets olika avdelningar (och utomstående expertis) och samspela med dem för att strukturera processen. Fastställ en budget, välj program, samla in IT-experter, projektledare och representanter från företagets olika avdelningar, etablera en projektledning och se till så att infrastrukturen finns där för att hantera den stora mängden data som ett ERP-system genererar.
Ett steg i taget
Att implementera ett ERP-system är inte någonting man gör genom att bara trycka på en knapp. Det hade visserligen varit trevligt om verkligheten hade en paus-knapp, men så är tyvärr inte fallet. Företaget måste fortsätta att tjäna sina kunder och bedriva verksamheten samtidigt som systemet implementeras. Se därför till att ta det lugnt och sansat.
Att kontinuerligt testa programmet i drift är avgörande för en framgångsrik implementation. Virtuella tester är visserligen viktiga, men för att faktiskt se om systemet fungerar som det ska måste de sättas i bruk (i temporära testperioder). Detta gör det också möjligt att samla in feedback från olika avdelningar och integrera detta i framtida förbättringar av systemet. Se också till att alla anställda får en ordentlig utbildning om hur systemet används och att alla eventuella förkunskaper som krävs för att använda det täcks när nyanställda utbildas.
Sluta aldrig att testa
När väl systemet satts i drift är det viktigt att fortsätta att testa det. Stresstester och kontinuerlig analys av hur det används är väsentligt. Det finns alltid utrymme att förbättra systemet ytterligare och att därigenom få nya insikter om verksamheten. Ett korrekt implementerat ERP-system ger inte bara mer information om hur saker och ting faktiskt spelar ut sig i praktiken, utan också ett sammanhängande helhetsperspektiv av verksamheten. Att kunna utföra kvalitativa bedömningar trots organisationens eller företagets komplexitet är en ovärderlig fördel.
